Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

NET.Office Gesellschaft für Informationssysteme mbH
Johanna-Waescher-Straße 5
34131 Kassel
Deutschland

Telefon: +49 561 729789-0
E-Mail: info@netoffice.eu

Für alle Anliegen rund um den Datenschutz erreichen Sie uns direkt unter datenschutz@netoffice.eu. Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt; eine gesetzliche Pflicht dazu besteht für uns nicht.

2. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website läuft auf eigenen, von uns betriebenen Servern in Deutschland. Einen externen Webhoster setzen wir nicht ein; Ihre Zugriffsdaten bleiben damit vollständig auf unseren Systemen.

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Webserver automatisch technische Zugriffsdaten (Server-Logfiles):

• IP-Adresse des aufrufenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite bzw. Datei und HTTP-Statuscode
• übertragene Datenmenge
• zuvor besuchte Seite (Referrer-URL), sofern übermittelt
• Browser- und Betriebssystemkennung (User-Agent)

Diese Daten dienen der Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs, der Fehleranalyse sowie der Erkennung, Abwehr und Nachverfolgung von Angriffen auf unsere Systeme. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit und Verfügbarkeit unseres Onlineangebots.

Die Logdaten werden spätestens nach sechs Monaten automatisch gelöscht. Einträge, die zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls oder einer Störung benötigt werden, bewahren wir bis zum Abschluss des Vorfalls auf. Eine Zusammenführung mit anderen Daten oder eine Auswertung zu Marketingzwecken findet nicht statt.

3. Keine Cookies, kein Tracking

Diese Website setzt keine Cookies und bindet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste ein. Auch Schriften, Kartenmaterial, Videos und Skripte liegen vollständig auf unseren eigenen Servern; beim bloßen Besuch der Website werden keine Inhalte von Drittservern geladen und keine Daten an Dritte übertragen. Ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich.

Eine einzige Information wird lokal in Ihrem Browser gespeichert, und zwar nur, wenn Sie sie selbst auslösen: Ihre Wahl zwischen Hell- und Dunkelmodus (localStorage-Eintrag netoffice-theme). Die Speicherung erfolgt erst, wenn Sie den Schalter in der Navigation aktiv betätigen. Sie ist für diese von Ihnen gewünschte Funktion erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), enthält keinen Personenbezug und wird nicht an uns oder Dritte übermittelt. Sie können den Eintrag jederzeit über die Websitedaten Ihres Browsers löschen.

4. Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben: Nachname, E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht (Pflichtfelder) sowie optional Vorname, Telefonnummer, Unternehmen und Thema. Ohne die Pflichtangaben können wir Ihre Anfrage nicht bearbeiten; alle weiteren Angaben sind freiwillig.

Ihre Angaben werden per E-Mail an unser mit Microsoft 365 (Exchange Online) betriebenes Postfach zugestellt und nicht in einer Datenbank der Website gespeichert. Angaben zu Microsoft als Empfänger und Auftragsverarbeiter finden Sie im folgenden Abschnitt. Zur Abwehr automatisierter Spam-Einsendungen nutzt das Formular ausschließlich eigene, unsichtbare Prüfmechanismen; dabei kommen weder externe Spam-Dienste noch Cookies zum Einsatz.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage mit der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags zusammenhängt, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Wir speichern die Korrespondenz, solange es für die Bearbeitung erforderlich ist; geschäftsrelevanter Schriftverkehr unterliegt zusätzlich den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des Handels- und Steuerrechts (in der Regel sechs Jahre).

5. Kontakt per E-Mail, Telefon und Ticketsystem

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Inhalt Ihrer Nachricht zur Bearbeitung des Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO, siehe oben).

Unsere E-Mail-Postfächer betreiben wir mit Microsoft 365 (Exchange Online) der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Die Verarbeitung erfolgt nach unserer Konfiguration in Rechenzentren in der Europäischen Union; mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Soweit im Einzelfall Daten in die USA gelangen, stützt sich die Übermittlung auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Microsoft ist zertifiziert) sowie ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln.

Nachrichten an helpdesk@netoffice.eu werden automatisch in unser Ticketsystem (tickets.netoffice.eu) übernommen. Das Ticketsystem betreiben wir selbst auf eigenen Servern; Ihre Anfragedaten (Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage, Bearbeitungsverlauf) verbleiben dort auf unseren Systemen. Wir speichern Tickets, solange es für die Betreuung der Geschäftsbeziehung erforderlich ist, und löschen sie anschließend im Rahmen der gesetzlichen Fristen.

6. Online-Meetings (Microsoft Teams)

Für Online-Meetings, Telefon- und Videokonferenzen setzen wir Microsoft Teams ein, einen Dienst der Microsoft Ireland Operations Limited (Anschrift siehe oben). Wenn Sie an einem Meeting mit uns teilnehmen, werden dabei folgende Daten verarbeitet:

• Angaben zu Ihrer Person (Anzeigename, E-Mail-Adresse, sofern angegeben Telefonnummer)
• Verbindungs- und Metadaten (IP-Adresse, Geräteinformationen, Zeitpunkt und Dauer der Teilnahme)
• Audio- und Videodaten sowie von Ihnen geteilte Inhalte während des Meetings

Meetings zeichnen wir grundsätzlich nicht auf. Sollte im Einzelfall eine Aufzeichnung erforderlich sein, informieren wir alle Teilnehmenden vorab ausdrücklich über Zweck, Verantwortliche, Zugriffsberechtigte und Speicherdauer; ohne diese Information findet keine Aufzeichnung statt.

Die Verarbeitung erfolgt in Rechenzentren in der Europäischen Union; mit Microsoft besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Für mögliche Übermittlungen in die USA gilt das oben zum EU-US Data Privacy Framework Gesagte. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit das Meeting der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Kommunikation mit Ansprechpartnern unserer Kunden und Interessenten).

7. Fernwartung

Über diese Website stellen wir die Installationsdateien unserer Fernwartungssoftware (RustDesk, von uns selbst gehostet) zum Download bereit. Beim Download fallen ausschließlich die unter Punkt 2 beschriebenen Server-Logdaten an.

Eine Fernwartungssitzung kommt nur zustande, wenn Sie uns Ihre Zugangsdaten (ID und Einmalpasswort) im Gespräch ausdrücklich nennen und den Zugriff damit freigeben. Die Verbindung läuft über unsere eigenen, von uns betriebenen Server; dabei verarbeiten wir Verbindungsdaten (Geräte-ID, IP-Adresse, Zeitpunkt und Dauer der Sitzung) zur Erbringung der Support-Leistung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, gegenüber Mitarbeitenden unserer Kunden Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Erfüllung des Vertrags mit dem jeweiligen Unternehmen).

8. Bewerbungen

Bewerbungen nehmen wir per E-Mail an bewerbung@netoffice.eu entgegen. Wir verarbeiten die von Ihnen übermittelten Unterlagen und Angaben ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG). Zugriff haben nur die am Verfahren beteiligten Personen; Ihre Unterlagen behandeln wir vertraulich.

Kommt es nicht zu einer Einstellung, löschen wir Ihre Unterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, sofern keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen. Eine längere Aufnahme in unseren Bewerberpool erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können.

9. Verlinkte Social-Media-Profile

Wir verlinken im Footer auf unsere Profile bei LinkedIn und Facebook. Dabei handelt es sich um einfache Links, nicht um eingebettete Plugins: Beim Besuch dieser Website werden keine Daten an die Netzwerke übertragen. Erst wenn Sie einem Link folgen, gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Anbieters.

10. Ihre Rechte

Ihnen stehen gegenüber uns folgende Rechte zu:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten die betroffenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an datenschutz@netoffice.eu. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet auf dieser Website nicht statt.

Daneben haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist: Der Hessische Beauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (HBDI), Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, datenschutz.hessen.de.

11. Datensicherheit

Diese Website nutzt durchgehend TLS-Verschlüsselung (erkennbar an „https://" und dem Schloss-Symbol in der Adresszeile Ihres Browsers). Daten, die Sie an uns übermitteln, können auf dem Übertragungsweg nicht von Dritten mitgelesen werden. Unabhängig davon weisen wir darauf hin, dass unverschlüsselte E-Mail-Kommunikation prinzipbedingt Sicherheitslücken aufweisen kann.

12. Stand dieser Erklärung

Stand: Juli 2026. Wir passen diese Erklärung an, sobald sich die Datenverarbeitung auf dieser Website oder die Rechtslage ändert.